各学院、附属医院

   为进一步规范和加强学校科研项目管理，根据《首都医科大学纵向科研项目管理办法（试行）》（首医大校字〔2020〕174号）相关规定，现决定对2023年已结题的省部级及以上纵向科研项目开展归档工作，现将有关事项通知如下：

 

一、     归档范围

2023年已结题，并已通过鉴定或验收的省部级及以上纵向科研项目，凡与项目相关的材料均需归档。

 

二、     归档要求：

1.  项目负责人需向校科技处或医院科研管理部门提供的归档材料包括：

l  研究实施及过程管理阶段

1)   实验原始记录和整理记录（纸质版原件）。

2)   所有实验相关过程与结果数据、文字、图表、图像、影像、音频、视频、调查表、知情同意书、CRF表等（纸质版原件和或电子文件），相关要求见“注意事项及说明”。

l  结题验收及绩效评价、成果管理阶段

1)   研究成果文件材料：已发表中外文论文、研究报告全文，专利、软件及其他知识产权文件材料（申请或受理书等），成果自评价报告，科技报告等。

2)   产业化报告、证书、出版物等成果应用、获奖、宣传推广文件材料。

l  上级要求的其它与项目相关的材料

2.  项目负责人为校本部职工的，归档材料提交给学院，由所在学院参考附件1整理顺序清点整理，以项目（课题）为单位，装入一个或若干个文件袋中，送交校科技处归档。不需提交的归档材料在附件2中列出供参考。

3.  项目负责人为附属医院职工的，科研项目档案经医院科研管理部门审核整理后自行归档入医院档案管理部门。国家自然基金项目的归档应按上述要求严格执行，其它省部级及以上纵向科研课题可参考执行。

 

三、     注意事项及说明

1.  归档范围中的列举条目仅为示例，根据科研项目的来源、类别不同，不涉及的材料可不提交。

2.  带有证明性的材料，需提交带有红章的原始件。

3.  实验记录需提交原件。如实验记录本之前已在学校档案馆归档的，可提供复印件，并标注原件的归档号。

4.  纸质归档文件请避免使用订书钉装订，如有必要，可使用曲别针、文件夹代替。

5.  电子文件原则上应以通用格式或转换成通用格式PDF、PDF/A格式归档。电子档案应以项目为单位分别刻录于一次写光盘上（注：需在封面标出光盘录入容量），同该项目的纸质材料一起提交归档。校本部以学院为单位，统一至学校档案馆领取档案级光盘。

6.  项目合作单位因参与研究而形成的档案，应将档案副本或复制件送交我校项目负责人，由项目负责人负责在我校按规定归档。如确系涉及参加单位或该单位科研人员合法权益而不宜向我校送交副本或复制件，且有书面约定的，项目合作单位应当将本单位形成的科研档案目录送交我校备查。

 

四、     截止时间

校本部各学院提交校科技处归档的截止日期为：2024年5月24日。

 

五、     联系方式

校科技处联系人：马兰

联系电话： 83950715

Email：malan@ccmu.edu.cn

 

校档案馆联系人：张雪薇

联系电话：83911018

 

附件1：《纵向科研项目结题归档范围及整理顺序》

附件2：《校本部不需提供的归档清单》

 

首都医科大学科技处

2024年4月11日